Life2021. 7. 22. 17:04

[스마트한 직장인 팁] 문서 작성에 많이 쓰이는 단어 모음과 보고 방법

중간보고만 잘해도 중간은 간다! 직장생활 업무 보고 팁

 

오늘은 직장인들을 위한 팁을 하나 전해드리려고 합니다. 바로 업무 보고나 공식적인 사내커뮤니케이션 시, 혹은 메일로 업무 진행 상황에 대해 공유할 때, 공문작성 시 많이 쓰이는 단어들을 한 번 정리해 봤습니다. 회사생활은 문서작성 잘 하는 사람이 잘 하는 거 아시죠? 그리고 중간보고에 대한 생각을 정리했으니 아래를 참조해 보세요.

 

 

문서작성이 중요한 이유

사실 회사생활에서 인정받기 가장 좋은 방법의 하나는 자기가 하는 업무에 대한 명확한 보고라고 할 수 있습니다. 본인이 회사 대표가 아닌 이상 누군가에게 업무의 진척도에 대해 정리를 해서 보고하는 경우가 많으실 텐데요. 여기서 일잘러와 일못러의 판가름이 거의 난다고 해도 과언이 아닙니다. 아이러니한 건 일을 잘하고 못 하고 보다는 보고를 잘했느냐 안했느냐로 본인의 업무 성과가 평가받는 일이 더 많기 때문입니다. '일머리가 좋다'라고 표현하기도 하죠. 보고만 잘해도 일 잘하는 사람으로 보인다는 사실.. 정말 혹하지 않으신가요? 아니면 억울하셨나요? 현실이 그렇기 때문에 사회 생활을 처음 하는 초년생부터 프로 일잘러까지도 문서작성은 떼려야 뗄 수 없는 숙명이기도 합니다. 

 

 

업무 보고서 작성의 요령

사실 서점에 가도 보고서나 사업계획서를 잘 작성하는 책들은 정말 넘쳐납니다. 하지만 그대로 작성하기에는 너무 논문 수준의 FM이기도 하고 적용하기가 쉽지 않습니다. 오늘은 제가 그동안 직장생활을 하면서 다른 분들의 보고서 혹은 작성된 문서들을 가지고 발췌했던 키워드를 중심으로 이야기를 하려고 합니다. 자 그럼 보고서를 작성하는 요령을 간단하게 한 번 말씀드려볼께요. 

 

구어체보다는 문어체 / 문장보다는 단어로

괜히 서술 형태로 적어봐야 분량만 늘어나고 좀 아마추어스럽게 보인다는 말입니다. 본문을 작성할 때는 그냥 업무에 관련된 가장 적합한 단어 선택에 시간을 투자하는 게 좋습니다. 아마 모든 업종이 쓰는 단어는 다 다를 거에요. 그렇기 때문에 제가 제시하는 단어들이 잘 맞지 않는 경우도 있을 것 같습니다. 그럴 때는 이전에 누군가 보고했던 자료들을 샘플로 하시되, 제가 추천드리는 건 그냥 복붙해서 단어나 수치 정도만 바꿔서 보고할 게 아니라, 최대한 자기가 작성하되 남들이 썼던 단어를 종결어미로 해서 작성하시면 됩니다. 구어체 서술어는 주로 품의 앞단 의도 설명이나, 가장 마지막에 작성 의도를 정리할 때 정도만 쓰시면 됩니다. 있어 보입니다.

 

유의어를 많이 써주세요

그리고 업무를 하다 보면 아시겠지만 뭔가 항상 새로운 일을 하는 건 아닙니다. 작년에 했던 일을 반복하기도 하고, 지난달에 하던 걸 그대로 이어서 하는 경우가 더 많습니다. 뭔가 크리에이티브한 일을 계속 만들어서 하는 게 아닌 직장인들 입장에서는 맨날 똑같은 일을 한다고 보고하는 것도 고역이지요. 그럴 때는 같은 일을 해도 좀 다른 단어로 표현을 하는 게 중요합니다. 이게 왜 중요하냐면 한 보고서 내에 모든 단어가 다 똑같은 종결어미로 쓰여있으면 그것도 좀 보기에 이상하기 때문이죠. 쟤는 뭐 맨날 진행중이야. 맨날 조사만 하고 있어.. 등등의 인상을 받을 수 있기 때문에, 비슷한 뉘앙스의 새로운 단어들을 그때그때 상황에 맞게 돌려쓰는 지혜가 필요합니다. 그렇게 쓰고 나면 이 사람은 뭔가 다양한 일을 진행 중이구나.. 하는 느낌을 줄 수 있어요. 전문적이고 있어 보인다는 말이지요.

 

 

 

업무 보고용 단어 예시 안내

 

 

업무 보고에서 임의로 성격이 비슷한 단계를 나눠서 많이 쓰게 되는 단어를 정리해 봤습니다. 모든 업종에서 쓰는 단어들이 다 다르기 때문에 여러분이 더 채워주시고 보고서를 쓰실 때 활용하시면 좋습니다. 저는 방법과 예시만 알려드린 거에요. 일반 사기업에서서 쓸 수 있는 팁으로 공무원들이 쓰는 공문 용어과는 상관없음을 밝힙니다.

공공언어 사용 참고

 

업무 단계 보고하는 문장의 끝맺음으로 쓰는 단어
검토 단계 확정 / 업무정의 / 제안 / 검토 / 판단 / 결정 / 확립
준비 단계 미팅 / 상신 / 준비 / 협의 / 구성 / 예정 / 점검 / 품의 / 요청 / 도출 / 예정 / 계획 / 작성 / 논의
진행 단계 착수 / 확인 / 지속 / 구축 / 체크 / 셋팅 / 제작 / 운영 / 지원 / 적용 / 진행 / 작업 / 테스트 / 개발 / 교육 / 시도 / 유입 / 선정 / 확대 / 지원 / 시작 / 제고 / 실행 / 공유 / 추진 / 회신 / 보고 / 리뷰
수정 단계 교체 / 재검토 / 재정의 / 검수 / 업무부하 / 대응책 마련 / 필요 / 수정 / 조치 / 효율화 / 업데이트 / 지연 / 추가
완료 단계 오픈 / 노출 / 공지 / 출시 / 반영 / 완료 / 생성 / 배포 / 종료 / 달성 / 중단

 

 

중간보고를 잘해주세요

직장생활의 꽃이라고 할 수 있죠. 바로 중간보고. 이건 제가 후배들한테도 자주 하는 말입니다. 중간 보고는 정말 많은 분들이 간과하는 부분입니다. 보통 일을 시작할 때 시작한다고 보고를 하고, 다 마치고 나서는 결과 보고는 다 빠지지 않고 합니다. 하지만 중간보고는 빼놓는 분들이 많습니다. 절대 그러시면 안 됩니다. 그 이유는 아래를 보세요.

 

중간보고가 중요한 이유 1 - 속도가 아닌 일의 방향

그 이유는 바로 업무라는 건 항상 살아서 움직일 가능성이 있다는 말입니다. 다시 말해 최초에 동쪽으로 가기로 계획을 하고 진행을 하다가도, 어느 순간에 상황이 바뀌어서 북쪽으로 가는 게 맞을 때도 있게 됩니다. 그리고 내 외부적인 환경의 요인으로 지금 상황에는 서쪽으로 가다가 좀 상황을 봐서 동쪽으로 다시 방향을 틀어야 할 때도 있게 됩니다. 애초에 시작한 방향에서 중간중간 보고를 통해 수정해야 일을 두 번 안 하고 잘하는 사람이 됩니다. 혼자 열심히 끝내서 갔는데 이 산이 아닌가벼 하게 되면 보고 받는 사람도, 열심히 일한 사람도 허탈하지 않을까요? 시간적 정신적 낭비가 어마어마합니다.

그리고 보고를 받는 사람의 입장에서 생각해 볼까요? 만약 5일 뒤까지 업무를 완료하라고 지시한 상황에서 어떻게 진행되는지 궁금하지 않을까요? 일언반구 없다가 금요일 받아봤는데 원하는 그림이 아닐 때 열받지 않을까요? 만약 한 2일째 중간보고를 받았다고 칩시다. 만약 원하는 방향이라면 그대로 GO 하거나 좀 더 조언해줄 수도 있겠죠. 그리고 일을 진행해보니 변수가 생겨서 5일보다 좀 더 걸릴 것 같아 보이게 되면, 지시하는 입장에서 먼저 7일 정도 기한을 변경을 할 수도 있겠죠. 아니면 4일 만에 끝나게 일을 줄여줄 수도 있게 됩니다. 만약 보고를 받지 못한 상황에서 5일째 다 됐는데 2틀 정도 더 필요하다는 보고를 받았다고 합시다. 물론 사유가 합당할 수도 있겠죠. 하지만 그 사람은 이미 일을 제때 못 끝낸 사람으로 남게 됩니다. 왜냐하면 중간보고를 안 했거든요.

 

 

중간보고가 중요한 이유 2 - 실수에 대한 보완

누구든 일을 함에 있어 실수를 할 수 있습니다. 그럴 때 실수를 대비하기 위해서는 일을 시킨 사람, 혹은 잘 아는 사람에게 확인을 받을 필요가 있습니다. 본인이 일을 잘 모르는 게 절 때 잘못이나 창피한 게 아닙니다. 모르는 일을 그냥 대충 해치우는 게 잘못된 거지요. 중간보고는 본인이 한 만큼의 단계에서 검토를 받는다는 의미도 됩니다. 만약 사회 초년생이면 실수가 잦겠지만, 그걸 사고 칠 때까지 두는 게 아니라 어느 선에서 누군가에게 들고 간다면 어떨까요. 아마 검토하는 사람이 기특하게 보지 않을까요? 만약 딱 봐도 고칠 게 많다거나 방향이 틀어졌다면 초기에 바로잡거나 보완을 해 줄 수도 있겠죠. 만약 일 처리에 있어 속도가 나지 않는다면 중간보고를 통해 좀 더 효율적으로 일하는 방법에 대해 팁을 얻을 수도 있겠죠.

일단 뭐 엄청난 장점이 있으니 그냥 제 말 믿고 중간 보고를 적절한 시점에 해보세요. 아마 많은 도움과 깨달음을 얻을 수 있을 거에요. 만약 위의 단어들로 품의서나 보고서를 쓸 때도.. 그걸 다 써서 그냥 결재를 올리는 게 아니라 "초안입니다" 한 번 검토해 주세요 라고 말하고 보내면, 보내는 사람도 부담 없고 결재하는 사람도 미리 수정사항을 고쳐줄 수도 있겠죠. 일의 모든 경우에서 중간보고는 필수입니다. 해 보시면 압니다.

 

중간보고가 중요한 이유 3 - 책임에 대한 부분

 

 

군대도 그렇고 직장도 그렇고 보고를 하게 되면 일단 그 책임은 보고서를 받고 결정한 사람에게 넘어갑니다. 더이상 나의 턴이 아닌, 보고를 받고 고민하고 결정하는 사람의 턴이 된다는 말이지요. 그러라고 직책이 있는 거겠죠. 그렇기 때문에 갑자기 내용을 잘 모르는 뜬금없는 보고서를 받는 사람은, 그만큼 더 많은 시간을 할애해서 검토를 해야 합니다. 책임이 걸려있으니까요. 그 과정 가운데 만약 빼먹고 미스가 난 상황이면 서로 난감하게 됩니다. 만약 사고가 터졌다고 해 봅시다. 보고는 받았겠다 받은 사람 책임이 되는데... 그렇다고 보고한 사람의 잘못이 1도 없을까요? 또 그런 건 아니거든요. 참고로 상대적인 건데 듣는 사람이 제대로 이해를 못 한 보고는 보고한 사람도 잘한 건 아닙니다. 알아듣게 말을 해야지. 책임은 윗사람이 지지만 결국 깨지는 건 누구다? 

만약 보고자가 잘못한 일이 있더라도 중간보고 통해 그런 가능성을 줄이고, 결정권자에게 미리미리 생각할 기회를 준다면 그만한 일잘러가 없습니다. 아름다운 그림을 위해서라면 최종 보고 이전에 결정권자 혹은 이해관계자와의 중간 커뮤니케이션을 자주 해주세요. 정말.. 후회는 없을 거에요. 직장 생활에서는 정답이라기 보다는 윗 사람과의 생각의 폭을 좁혀 나가는 게 더 중요합니다.

 

정리 및 마무리

오늘은 업무보고에 주로 쓰이는 단어들을 정리해봤습니다. 그리고 일 잘하는 방법에 대한 개인적인 생각도 한 번 적어봤어요. 사실 전 직장생활 잘하는 거 딱 두가지라고 생각합니다. 눈치와 중간보고. 그것만 잘해도 중간 이상은 간다고 자부할 수 있습니다. 누구나 완벽하진 않지만 보완할 수 있는 방법은 있습니다. 보고를 받는 사람이 궁금해하지 않게 하는 거.. 그게 핵심입니다. 궁금하기 전에 막 들이 미세요. 문서가 번거롭다면 구두로라도 커뮤니케이션을 계속해보세요. 그럼 어떤 문제도 답이 나올 거에요.

 

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